Alior Leasing
Alior Leasing
Firma
Alior Leasing to firma ubezpieczeniowa będąca częścią renomowanej grupy kapitałowej Alior Banku oraz Grupy PZU. Organizacja zapewnia przedsiębiorcom kompleksową obsługę w zakresie finansowania, ubezpieczeń i wsparcia w zarządzaniu umowami, a także rozwija usługi zgodnie z oczekiwaniami klientów oraz realiami branży ubezpieczeniowej. W działalności Alior Leasing kluczową rolę odgrywają: wysoka jakość obsługi klienta, budowanie zaufania oraz bezpieczne przetwarzanie danych i dokumentów, w tym spełnianie wymogów RODO (wraz z obsługą zgód), a także zgodność z wymaganiami KNF i IDD.
System do obsługi ubezpieczeń
Projekt zakładał kompleksowe wdrożenie systemu do obsługi ubezpieczeń, którego głównym celem było usprawnienie ofertowania poprzez integrację z zewnętrznymi serwisami internetowymi. Kluczowym założeniem było zapewnienie handlowcom dostępu do pełnych ofert w ramach umów leasingowych w jednym, zintegrowanym środowisku. System umożliwia kompleksową obsługę polis ubezpieczeniowych, od przygotowania oferty i wystawienia polisy, przez aneksy i wznowienia, aż po rozliczenia i archiwizację dokumentów.
W praktyce system wspierał sprzedaż ubezpieczeń w rozbudowanej sieci sprzedaży obejmującej handlowców, agentów oraz partnerów, a także funkcje typowe dla rozwiązań CRM (m.in. tworzenie i uzupełnianie profilu klienta, gromadzenie danych oraz historię kontaktu).
W pierwszym etapie system obsługiwał cały proces: od ofertowania, przez wystawianie polis, po rozliczenia z towarzystwem ubezpieczeniowym, zapewniając jednocześnie zarządzanie dokumentami i obsługę operacyjną w jednym środowisku. W kolejnych etapach wdrożono, jako jedne z pierwszych w Polsce, integracje z systemami kwotacyjnymi PZU i ERGO Hestii, co umożliwiło generowanie ofert w bardziej spójny sposób i w krótszym czasie.
System wzbogacono o rozbudowane raportowanie, obsługę wielu produktów oraz dedykowany podsystem dla OFWCA (Osoba Fizyczna Wykonująca Czynności Agencyjne), wspierający ewidencję uprawnień. Rozwiązanie objęło również moduły aneksów, umów sprzedażowych oraz obieg dokumentów, co zwiększyło automatyzację i kontrolę nad procesami. Integracja systemu obejmowała obszary sprzedażowe i leasingowe oraz generowanie ofert w oparciu o działania handlowców w środowisku Alior Leasing, co pozwalało szybko przygotować propozycję dopasowaną do potrzeb klienta oraz profilu ryzyka.
Cele projektu
Pełne wsparcie procesów ubezpieczeniowych: ofertowania, rozliczeń, obsługi dokumentów, automatycznego generowania dokumentacji oraz integracji z systemami i serwisami internetowymi towarzystw ubezpieczeniowych.
Automatyzacja procesów biznesowych w celu skrócenia czasu reakcji na zapytania klientów, ograniczenia czynności manualnych oraz skrócenia czasu potrzebnego do przygotowania ofert i finalizacji sprzedaży ubezpieczeń.
Optymalizacja procesów: ofertowania, wystawiania polis, rozliczania, tworzenia aneksów oraz bezpiecznego przechowywania dokumentów w jednym systemie, zgodnie z przepisami oraz wymogami RODO, KNF i IDD.
Ułatwienie procesu ofertowania dzięki zintegrowanemu systemowi, co skraca czas finalizacji transakcji oraz wspiera budowanie długoterminowych relacji i zaufania klientów poprzez wyższą jakość obsługi.
Panel webowy dla branży ubezpieczeniowej
System obsługuje procesy ofertowania, wystawiania polis, rozliczania, tworzenia aneksów oraz obsługi posprzedażowej, w tym monitorowanie statusów i pełną kontrolę nad przebiegiem spraw. Kluczowym elementem było uwzględnienie integracji z NIP24, systemami automatycznej wyceny, Eurotax oraz wewnętrznymi systemami Alior Leasing. Dzięki temu profil klienta oraz dane zewnętrzne mogły wspierać analizy, weryfikację i lepsze dopasowanie ofert.
W systemie wdrożono również automatyzację komunikacji: powiadomienia o statusie oferty, ważnych terminach, wznowieniach oraz zadaniach po stronie pracowników, a w wybranych scenariuszach także powiadomienia SMS. Poprawiło to obsługę klienta i ograniczyło konieczność kontaktu telefonicznego.
W ramach integracji procesy sprzedażowe obejmują m.in. polisy komunikacyjne, ubezpieczenia GAP, NNW, OC i AC. Projekt koncentrował się na kompleksowym wsparciu procesów biznesowych związanych z ubezpieczeniami, tworząc efektywny i zintegrowany system zarządzania dla pracowników oraz agentów. Rozwiązanie wspierało pracę w modelu agencyjnym oraz w strukturach obejmujących agencje i elementy multiagencji, dzięki czemu sprzedaż mogła być prowadzona w różnych kanałach, z zachowaniem spójnych reguł i kontroli.
Dodatkowo system uwzględnia moduł OFWCA, pełniący rolę kartoteki handlowców i agentów zajmujących się pośrednictwem w sprzedaży ubezpieczeń. Wspiera on zarządzanie uprawnieniami oraz ewidencję zezwoleń. Uprawnienia są potwierdzane szkoleniami i egzaminami, muszą być odnawiane, a system umożliwia monitorowanie ich ważności, archiwizację oraz bezpieczne przechowywanie dokumentów. Zapewnia też kontrolę, czy oferty ubezpieczeniowe prezentują osoby spełniające wymagania formalne.
Obsługa produktów ubezpieczeniowych
Projekt obejmował pełen zakres procesów związanych z obsługą ubezpieczeń w Alior Leasing, uwzględniający produkty w wielu wariantach i konfiguracjach. Każda oferta generowana w systemie mogła zostać podpisana przez klienta, co stanowiło podstawę do wystawienia polisy i dalszej obsługi.
Proces obejmował raportowanie oraz integracje z różnymi towarzystwami ubezpieczeniowymi, co było kluczowe ze względu na różnice w sposobie ofertowania i parametryzacji produktów. System umożliwiał sprzedaż ubezpieczeń zarówno jako nowych produktów, jak i jako oferty do istniejących umów leasingowych, z uwzględnieniem wznowień, obsługi polis obcych oraz pracy na bazie klientów.
W ramach funkcjonalności system zapewniał automatyczne generowanie dokumentów, obsługę ich obiegu oraz monitorowanie statusu procesu (od oferty do polisy) w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie wspierało także analizę potrzeb klienta, co pozwalało lepiej dopasować produkt, wariant ochrony i wysokość składki do przedmiotu ubezpieczenia oraz profilu ryzyka. W obszarach wymagających formalnego potwierdzenia dostępny był rejestr zgód (w tym zgód RODO) oraz bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami.
Obsługa administracyjna sprzedaży ubezpieczeń
System obsługuje raporty sprzedażowe i rozliczeniowe, kontrole, aneksy, składki indywidualne, polisy obce oraz aktywne polisy, zapewniając pełną kontrolę nad operacjami w jednym miejscu. Działa także jako narzędzie administracyjne umożliwiające zarządzanie numerami polis, włączanie i wyłączanie umów, zarządzanie towarzystwami ubezpieczeniowymi oraz monitorowanie kosztów składek, jakości danych i kompletności dokumentów.
W obszarze administracyjnym system wspiera wysyłkę dokumentów do towarzystw ubezpieczeniowych, zarządzanie pulą zniżek, import danych (w tym import wsadowy) oraz automatyczne wystawianie polis własnych. Umożliwia również generowanie aneksów, obsługę zadań związanych z akceptacją polis i weryfikacją ofert.
Rozliczenia obejmują generowanie dokumentów księgowych, obsługę prowizji, finansowanie polis obcych i zwroty, a także rozliczenia pomiędzy towarzystwami a Alior Leasing za pomocą not księgowych oraz monitorowanie przychodów prowizyjnych. System wspiera procesy anulowania polis, rozliczania zwrotów składek oraz generowania raportów dotyczących naliczonych prowizji, co usprawnia kontrolę i ułatwia optymalizację.
Wykonano również integrację z systemem sprzedażowo-decyzyjnym dla finansowania oraz zautomatyzowano procesy sprzedażowe i decyzyjne, uwzględniając operacje związane z ubezpieczeniami. Dzięki integracji z LEO/LEO FK możliwa stała się spójna obsługa operacyjna obejmująca finanse, raportowanie, obsługę klientów oraz rozwój biznesu ubezpieczeniowego, wraz z dostarczaniem informacji do zespołów sprzedaży w czasie rzeczywistym.
Wyzwania
Proces zrozumienia i implementacji systemu rozpoczął się od zbierania danych i informacji, początkowo dostępne były jedynie umowy, a strukturę i logikę rozwiązania budowano na ich podstawie. Integracja z różnymi usługami sieciowymi (web services) była wymagająca ze względu na różnice w sposobie ofertowania, wymianie danych, mapowaniu produktów oraz przenoszeniu warunków umów do implementacji, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami oraz wymogami RODO, KNF i IDD.
Dodatkowym wyzwaniem była rozbudowa systemu i stopniowe przechodzenie z architektury monolitycznej na mikroserwisy, aby podzielić rozwiązanie na wyspecjalizowane usługi wspierające automatyzację, elastyczne zarządzanie, łatwiejsze wdrażanie kolejnych wersji oraz sprawniejsze dostosowanie do dynamicznych potrzeb rynku. Kierunek ten był nie tylko rozwojem technologicznym, ale także odpowiedzią na rosnące oczekiwania klientów i agentów w zakresie szybszej obsługi, lepszej kontroli i pracy w czasie rzeczywistym.
Rozwiązania dające pełną kontrolę
W ramach projektu wprowadzono rozwiązania technologiczne i procesowe, które umożliwiły skalowanie systemu oraz zwiększyły wydajność. Szczególnie istotne były modyfikacje wdrożone w 2016 roku, które usprawniły automatyzację, monitorowanie procesów, raportowanie oraz integracje z serwisami internetowymi. W kolejnych latach system osiągnął wysoką efektywność operacyjną, umożliwiając wystawianie 300–400 polis dziennie, co potwierdzało skuteczność rozwiązania w obsłudze produktów ubezpieczeniowych.
Wprowadzane zmiany wspierały lepsze dopasowanie oferty do potrzeb klientów, wzmacniały zaufanie oraz zwiększały możliwości rozwoju w sieci sprzedaży i kanałach współpracy z agencjami ubezpieczeniowymi. Przejście na mikroserwisy umożliwiło szybsze wdrażanie kolejnych usprawnień i nowych wersji, a także ułatwiło utrzymanie zgodności z regulacjami i wymogami formalnymi.
Rezultaty
- Pełna integracja Alior Leasing z serwisami internetowymi i systemami towarzystw ubezpieczeniowych, umożliwiająca handlowcom i agentom generowanie ofert oraz obsługę sprzedaży ubezpieczeń w czasie rzeczywistym w ramach umów leasingowych.
- Panel webowy zapewniający wsparcie dla całego procesu: ofertowania, wystawiania polis, rozliczania, tworzenia aneksów, obiegu dokumentów oraz kontroli statusów spraw w jednym systemie.
- Moduł OFWCA wspierający ewidencję i kontrolę uprawnień handlowców oraz agentów (w tym zezwoleń, szkoleń i ważności dokumentów), co wzmacnia zgodność z przepisami i bezpieczeństwo.
- Integracja z systemem sprzedażowo-decyzyjnym oraz z LEO/LEO FK, co uspójniło rozliczenia, raportowanie i operacje finansowe.
- System wysyła automatyczne powiadomienia o statusie oferty, zbliżających się terminach, wznowieniach polis oraz zadaniach po stronie pracowników, co usprawnia obsługę klienta i zwiększa kontrolę nad procesem.
- Rozwój rozwiązania w kierunku modernizacji architektury (przejście z monolitu na mikroserwisy), co zwiększyło elastyczność, przyspieszyło wdrażanie zmian i ułatwiło dostosowanie do potrzeb rynku ubezpieczeń, przy zachowaniu wysokiej jakości obsługi klienta.