Vehis
Firma
Vehis oferuje elastyczne formy finansowania samochodów takie, jak najem i leasing dla klientów indywidualnych oraz przedsiębiorstw. Dodatkowo zapewniają pełne ubezpieczenie, obsługę serwisową na najwyższym poziomie oraz monitoring floty pojazdów. W swojej ofercie mają szeroką gamę różnorodnych pojazdów. Profesjonalne doradztwo ze strony pracowników pozwala klientom podjąć najlepsze decyzje dotyczące floty.
Właściciele poszukiwali rozwiązań, integrujących wszystkie usługi firmy w jednym ekosystemie IT, który będzie dostępny zarówno dla klientów, jak i dla działu sprzedaży, analizy ryzyka oraz obsługi posprzedażowej.
Oprogramowanie dla firm leasingowych
Projektowanie i budowa ekosystemu IT dla Vehis obejmowały stworzenie intuicyjnej platformy do finansowania zakupu pojazdu wraz z pełną obsługą oferty ubezpieczeniowej, a także zbudowanie bazy samochodów dostarczanych przez importerów oraz dealerów. Wdrożenie rozszerzono o moduły wspierające zarządzanie flotą, monitorowanie i lokalizację w czasie rzeczywistym dzięki GPS montowanemu w pojeździe, jak również o moduł obsługujący proces windykacyjny.
Zespół Core Logic, korzystając z praktycznej znajomości procesów w firmach leasingowych, odpowiadał za stworzenie szeregu platform i narzędzi dla pracowników oraz klientów, które podniosły wydajność i zwiększyły kontrolę nad operacjami. Powstały rozwiązania takie jak SellTool, SellIn, SellTracking, SellVin, SellCar, eFaktura oraz aplikacja mobilna Vehis. Całość przygotowano pod integrację z systemem księgowym Asseco LEO FK, co poprawiło zarządzanie dokumentami, rozliczeniami oraz kluczowymi danymi w jednym środowisku.
Cele projektu
Kompleksowe oprogramowanie dla firm leasingowych, dostępne dla pracowników i klientów, obejmujące leasing, finansowanie, ubezpieczenia oraz obsługę posprzedażową.
Automatyzacja możliwie największej liczby procesów w organizacji, aby zwiększyć efektywność operacyjną i skrócić czas obsługi klientów.
Spójny ekosystem platform i rozwiązań wspierający profesjonalne zarządzanie sprzedażą, weryfikację, ocenę ryzyka, obsługę wniosków oraz generowanie umów w jednym miejscu.
Rozwój zarządzania flotą pojazdów poprzez monitorowanie i śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym, z naciskiem na bezpieczeństwo i kontrolę aktywów.
Integracja narzędzi z systemem księgowym Asseco LEO FK w celu uspójnienia rozliczeń, dokumentów i raportów.
SellTool – system finansowy
SellTool to centralne rozwiązanie do zarządzania procesem finansowania i ubezpieczeń, które łączy procedury weryfikacyjne oraz analityczne, a także gromadzi informacje o kliencie w jednym miejscu. System umożliwia składanie wniosków o finansowanie, obliczanie rat z uwzględnieniem czynników wpływających na cenę końcową oraz elastyczne kształtowanie oferty przez dział sprzedaży poprzez parametry takie jak rabat, marża finansowa czy prowizja.
SellTool dostarcza powiadomienia o statusach i zadaniach, a jednocześnie wspiera dział analityki w ocenie ryzyka, zapewniając szybki dostęp do danych potrzebnych do podejmowania decyzji pozytywnych lub negatywnych. Po akceptacji system automatycznie generuje dokumenty i umowy, prowadząc proces do finalizacji, włącznie z etapem wydania pojazdu, co znacząco usprawnia zarządzanie i skraca czas obsługi klientów.
SellCar – wsparcie sprzedaży
SellCar to katalog pojazdów i produktów leasingowych przeznaczony dla pracowników oraz partnerów sieci sprzedaży, który pozwala sprawdzić dostępność i wybrać auto do uruchomienia procesu finansowania. Rozwiązanie oferuje wyszukiwarkę filtrującą samochody według parametrów technicznych, a także wstępną kalkulację kosztów w zależności od modelu i rodzaju działalności, co usprawnia obsługę klientów i wspiera profesjonalne zarządzanie ofertą.
SellIn – profesjonalne zarządzanie produktami ubezpieczeniowymi
SellIn to platforma wspierająca pracowników w obsłudze klientów oraz produktów ubezpieczeniowych, zapewniająca pełne informacje o kliencie i polisach w jednym miejscu. Algorytmy kalkulatorów pozwalają przygotowywać oferty dla wielu towarzystw ubezpieczeniowych, uwzględniając zniżki, specyfikę pojazdu oraz region, co zwiększa skuteczność procesu sprzedażowego i poprawia jakość obsługi.
SellIn zawiera także moduły raportowania cyklicznego i automatycznego w zakresie rozliczania wpłat składek oraz innych opłat, dzięki czemu zarządzanie, kontrola i raportowanie są bardziej spójne, a efektywność operacyjną łatwiej mierzyć i rozwijać.
SellTracking – zarządzanie flotą pojazdów
SellTracking to system do monitorowania i śledzenia floty, który wykorzystuje moduł GPS w pojeździe, aby dostarczać informacje o lokalizacji w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę aktywów, wspierając zarządzanie flotą w codziennych operacjach, a także w sytuacjach wyjątkowych, takich jak ryzyko kradzieży. Dane w czasie rzeczywistym są dostępne zarówno dla klientów, jak i zespołów Vehis, co ułatwia podejmowanie decyzji i poprawia przejrzystość zarządzania flotą.
SellVin – windykacja
SellVin wspiera obsługę procesu windykacyjnego dla klientów, którzy nie spłacają rat leasingu. Umożliwia tworzenie zleceń windykacyjnych, wezwań do zapłaty, wypowiedzeń umów oraz aktualizację sald i deklaracji spłat. System pozwala również rejestrować czynności windykacyjne (np. połączenia wychodzące) oraz budować listę nierozwiązanych spraw z automatycznym wysyłaniem raportów e-mailem do menedżera. Dzięki temu firma leasingowa zyskuje lepszą kontrolę, ogranicza ryzyko i usprawnia zarządzanie należnościami.
eFaktura
eFaktura to moduł, który automatyzuje proces wystawiania dokumentów księgowych, umożliwiając szybkie generowanie faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych bez ręcznego uzupełniania danych. Rozwiązanie wspiera rozsyłkę dokumentów e-mailem, co skraca czas obsługi klientów i partnerów, a jednocześnie poprawia organizację danych poprzez łatwą archiwizację i przeszukiwanie. W połączeniu z integracjami systemowymi eFaktura podnosi wydajność, zmniejsza liczbę błędów i wzmacnia profesjonalne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie.
Problemy
Istotnym problemem było zdefiniowanie modelu oceny ryzyka, który kompleksowo uwzględni warunki, jakie firma może zaakceptować, oraz zapewni wiarygodną weryfikację klienta i dokumentów. W tym celu wdrożono integracje z konsumenckimi i gospodarczymi bazami danych, a następnie opracowano model decyzyjny, który wskazuje, czy klient spełnia wymagania do otrzymania finansowania.
W przypadku pozytywnej decyzji dział sprzedaży może wygenerować umowy i podpisać je z klientem, domykając proces. Dodatkowym wyzwaniem, ze względu na wieloletni rozwój ekosystemu, była ostrożna analiza wpływu nowych funkcjonalności na istniejące rozwiązania, komponenty i procesy, tak aby zminimalizować ryzyko, zachować bezpieczeństwo i zapewnić stabilność wdrożenia, a jednocześnie wykorzystać potencjał optymalizacji kosztowej i organizacyjnej w dłuższej perspektywie.
Rezultaty
- Stworzenie i rozwój platform oraz narzędzi (m.in. SellTool, SellIn, SellTracking, SellVin, SellCar, eFaktura, aplikacja) odpowiadających na potrzeby firmy leasingowej i jej klientów.
- Ustandaryzowanie i automatyzacja kluczowych procesów: ofertowania, obsługi wniosków, weryfikacji, oceny ryzyka, generowania umów, fakturowania oraz windykacji.
- Zwiększenie efektywności operacyjnej dzięki lepszej kontroli, powiadomieniom i dostępowi do kluczowych danych w jednym ekosystemie.
- Wdrożenie zarządzania flotą i monitorowania pojazdów w czasie rzeczywistym, co poprawiło bezpieczeństwo, kontrolę aktywów oraz przejrzystość lokalizacji floty.
- Stałe utrzymanie infrastruktury IT, wsparcie techniczne oraz modyfikacje systemów zgodnie z wymaganiami i planami rozwojowymi Vehis.